Direto de Brasília-DF.
Os dicionários conceituam reunião como “conjunto de pessoas”, “assembleia”
Alguns léxicos esclarecem ainda melhor porque agregam finalidade, como no caso do Michaelis, que descreve reunião como “conjunto de pessoas que se agrupam para algum fim”.
As pessoas se reúnem em sindicatos, templos, associações, grupos de terapias diversas, condomínios, escolas, etc.
Agora, cá entre nós, é ou não é difícil encontrar alguém que goste de participar de reunião? No trabalho, então, nem se fala!
Eis duas perguntas importantes: Porque participar de reunião é tão aborrecedor? Por que, quase sempre, a maioria dos participantes saem da reunião crendo que foi uma perda de tempo e, porque não dizer, de vida?
Não tenho todas as respostas, mas já participei de muitas reuniões em associações, sindicatos, no setor privado e, principalmente no público. Neste último tenho estado exercendo cargos efetivos e funções de confiança e participando de reuniões várias.
Já convoquei reuniões e para elas fui convocado, inúmeras vezes. Ao final, divido a seguinte opinião, com a maioria: Reuniões são chatas! Pouquíssimas são interessantes e produtivas!
Mas, por que essa impressão é compartilhada pela maioria dos participantes? Creio que a causa está em quem convoca e/ou preside a reunião.
Foi pensando em encontrar uma fórmula para tornar reuniões, produtivas e mais interessantes, que desenvolvi meu próprio conceito e decálogo de reunião. Após aplicá-los com êxito notei que poderia fornecer algum subsídio para quem convoca e preside reuniões.
Principiemos por meu conceito de reunião:
Reunião é, em regra, o ajuntamento de pessoas destilando vaidades, para no final resolver coisa alguma.
Você pode até não gostar de reunião, mas se ao final dela entende que foi produtiva, então, se predispõe a seguir participando. Mas, quando nota que o convocante e/ou presidente da reunião não entende de planejamento(formulação de planos e metas); que não entende de coordenação (coordenar é colocar as ideias, planos, metas e pessoas em ordem); que não faz controle do que foi discutido e decidido (se é que foi decidido alguma coisa), então, participar de reunião torna-se um suplício, uma tortura.
Talvez, por ser tão avesso a quem não planeja, não coordena nem faz controle e, principalmente, por perceber que quase todos os participantes de reuniões têm o mesmo sentimento, resolvi criar o decálogo da reunião produtiva.
Ei-lo:
I
Defina a pauta e saiba ouvir. Saiba sobre o quê e como comunicar suas verdades, sempre respeitando o fato de alguém no grupo ser tão ou mais capaz de pensar igual ou melhor que você.
II
Convoque a reunião com antecedência. Você não é dono do tempo das pessoas, não importa se carrega provisoriamente o título de chefe ou líder. Segundo Machado de Assis, a morte é o Ministro do tempo. Portanto, o único dono do tempo de cada um de nós é a morte.
III
Informe a pauta com antecedência. Enumere, liste os assuntos sobre os quais pretende tratar. Surpresa, meu amigo, é para festa de aniversário e, olhe lá, que nem todo aniversariante gosta de surpresa! Envie a pauta por whatsapp, e-mail ou outro meio de comunicação, mas permita aos participantes se prepararem para a reunião com propriedade, a menos que você queira sempre ser o “rei do pedaço”, o detentor dos segredos, da última palavra, e fingir que é o sabe tudo!
IV
Estabeleça o tempo de duração da reunião e seja fiel a ele. Que coisa insuportável é ficar escutando uma pessoa que acha que por muito falar é que será entendida.
V
Seja objetivo! Siga os temas. Não passe para o 3 se não terminou o 2 e, se terminou o 2, avance. No serviço público tem alguns chefes tremendamente carentes. Chefes que não gostam da própria casa; chefes que preferem trabalhar de madrugada feito morcego e, assim, inventam reuniões no final do expediente e na véspera de feriados, para avançar noite a dentro e suavizar a própria solidão.
VI
A boa reunião não deve dura mais de uma hora. No máximo duas! Uma reunião não deve ser usada para fins de lavagem cerebral. Em 2011, na Venezuela, escutei o Hugo Chaves em reunião com seus Ministros em cadeia nacional, por 3,5 horas e em outra ocasião, em Cuba, escutei Fidel Castro falando por mais de 4 horas. É possível fazer uma boa reunião com duração de uma hora ou no máximo duas. Mais que isto deve ficar para o Chefe do Poder Executivo e seus Ministros, quando estão decidindo o destino da Nação.
VII
Registre em ata o que for importante. É incrível a incapacidade de coordenar o que se decide nas reuniões anteriores, simplesmente porque uma semana depois ninguém sabe o que foi tratado.
VIII
Estabeleça prazos para as tarefas delegadas e depois faça o monitoramento ou controle para saber quem cumpriu e o porquê de alguns não haverem cumprido o que foi acordado. Lembre a todos que o combinado não sai caro, e faça o acompanhamento, accountability, ou prestação de contas.
IX
Implemente o que houver sido decido na reunião, ou jamais diga que é eficiente e eficaz!
X
Não faça reuniões demais sobre o mesmo tema. Uma é necessária, duas suficientes, três, sinônimo de incompetência técnica associada à incapacidade de execução do que foi planejado.
Espero que este decálogo posso ajudar. Tire cópia e distribua, reproduza por todos os meios que desejar e, use-o, aperfeiçoe o que aqui está dito, pois o que importa é que mudemos a cultura de reuniões improdutivas, que na maioria dos casos se prestam, apenas, a ser passarelas nas quais tolos destilam vaidades.
