A imagem de uma empresa com arquivos abarrotados, inúmeras pastas e documentos em cima da mesa, onde os dados se perdem, mudou. É notável que as informações de uma organização,
Diante desse desafio, este mês entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que oferece proteção aos cidadãos brasileiros sobre a coleta, utilização e, principalmente, no controle de informações pessoais por parte das organizações e usuários. E as instituições que não estiverem adequadas serão passíveis de penalidades, que vão desde uma advertência até multa diária de valor de no máximo 2% do faturamento da companhia, e teto de R$ 50 milhões por infração.
Porém, na prática, ainda é possível perceber que grande parte dos negócios não priorizam a transformação de documentos físicos para digitais. Para o especialista do setor André Marcelo, Gerente Comercial da Green – Soluções Sem Papel, a adoção de um sistema informatizado, que substitui a utilização de papel - seja parcial ou integralmente- é essencial para a qualidade do tratamento de dados.
“Algumas empresas ainda não compreendem os benefícios que a conversão para o digital e a adequação à LGPD podem trazer para a companhia. Além da segurança, existem outros pontos como a redução de custo e espaço, sustentabilidade, ganho de produtividade e eficiência no uso das informações, tudo isso ao alcance de alguns cliques”, afirma André.
Diante da constante evolução tecnológica, as organizações precisam manter-se atualizadas da melhor forma possível. E o cenário digital apresenta ferramentas de segurança para empresas e usuários. O acesso aos documentos é restrito, somente pessoas autorizadas conseguem visualizar ou modificar as informações, além de oferecer várias camadas de proteção com criptografia. E em caso de evento adverso que venha danificar fisicamente o espaço, a empresa ainda terá as informações salvas em nuvem.
Para André, a transformação digital por intermédio do paperless auxilia na transparência das informações corporativas. “O uso facilita o gerenciamento de documentos, com softwares específicos para essas funções, que possuem aplicações com certificação digital e diversas tarefas automatizadas. O documento digital também garante acessibilidade em tempo real e agilidade nos processos.”, destaca ele.
Para evitar fraudes ou eventos adversos – além das multas – é necessário que a empresa possa desenvolver um plano de adequação que envolvam especialistas e funcionários. A corrida é contra o tempo, mas os benefícios são inúmeros dentro de um futuro digital e sustentável.
SOBRE
A Green – Soluções sem Papel, está presente em seis estados brasileiros. Com mais de 10 anos de atuação, a instituição já digitalizou mais de 400 milhões de imagens, totalizando mais de 40 mil árvores não desmatadas e contribuindo para redução em 67,2% dos custos envolvendo impressão e guarda de papel. Mensalmente, são mais de seis milhões de novas imagens e uma tonelada de papel reciclado.
Sobre a Green:
Comunicação Green Mirella Alves Lemos – Analista de Comunicação (mirella.lemos@mv.com.br)
A Green – Soluções sem Papel, está presente em seis estados brasileiros. Com mais de 10 anos de atuação, a instituição já digitalizou mais de 400 milhões de imagens, totalizando mais de 40 mil árvores não desmatadas e contribuindo para redução em 67,2% dos custos envolvendo impressão e guarda de papel. Mensalmente, são mais de seis milhões de novas imagens e uma tonelada de papel reciclado.
